テレワークにおける勤怠管理は難しい？課題解決方法と勤怠管理ツールの選び方を紹介

昨今、新型コロナウイルス対策や働き方改革などで広く普及したテレワーク。主に労働生産性の向上というメリットに目が行きがちですが、勤務実態を把握するのが難しいという課題があります。これまでの出社スタイルでの勤怠管理と違い、テレワークでは勤務している姿が見えづらいため、新たな管理方法が求められているのです。

そこで本記事では、テレワークにおける勤怠管理の課題や解決方法、勤怠管理ツールの選び方について紹介します。

インテックは、柔軟な働き方の定着および推進に課題を有するお客様に対し、
課題解決に向けたサービス『ワークスタイル変革支援サービス』を提供しています。

テレワークにおける勤怠管理の課題

さまざまな目的により導入が進んでいるテレワークですが、主に自宅やサテライトオフィスなど社外での勤務になるため、以下のように勤務実態の把握が難しいと言われています。

評価体制の構築が困難

従来の出社スタイルでの人事評価をテレワークに適用した場合、目に見えない成果を判断しづらいという課題が発生します。職種により、実績を数字にしやすいものとそうでないものがあるためです。

例えば、営業職であれば実績を数字にできるため、成果を評価しやすいでしょう。しかし、事務や経理などバックオフィス系の職種は数字化できないことから、テレワークではより成果が見えづらくなりやすいと言えます。

バックオフィス系の職種は、評価する側からは仕事の成果を評価する材料が少なく、評価される立場からは公平に評価されているのかという疑問が生じる点が課題です。

勤怠管理の把握が困難

出社スタイルであれば、勤怠管理は入退室管理システムやタイムカードによって記録できます。しかし、テレワークではこれらを使用することができません。

そのため、適正な時間どおりに働いているかの把握が難しくなります。適切な稼働状況にあるか確認がしづらく、過度に勤務状況を管理しようとすると、社員が監視されていると感じてストレスを感じたり、モチベーションが低下したりする可能性があります。

*テレワークの課題について、こちらの記事も合わせてご覧ください。

関連記事リモートワークの課題とは？課題を可視化して現状と理想のギャップを埋める

テレワーク時の勤怠管理の課題解決方法

上記のテレワーク時の課題解決の方法として、以下の2つの導入を検討してみましょう。

新たな人事評価制度の導入

テレワークでは、これまでの評価制度のままでは公平な評価ができない場合があります。そのため、成果が見えづらい職種でも業務への対応状況を確認できる勤務管理を採用し、人事評価へ反映することが望まれます。

勤務管理とはいえ、行き過ぎれば社員の仕事、会社へのエンゲージメントが下がってしまいます。社員がほどよい緊張感を持ち、自宅においても勤務中という意識を持てる程度の勤務管理を取り入れることが理想的です。

そのため、テレワークに適した人事評価制度の導入が必要です。例えば、業務プロセスごとに評価する、個人やチームでの目標を設定し達成度により評価する、などが挙げられます。評価項目は偏りがないように評価の基準について、明確にすることが望まれます。このような評価制度であれば、テレワークやハイブリッドワークにも対応でき、従業員のモチベーション向上につなげられるでしょう。

*ハイブリッドワークについて、こちらの記事も合わせてご覧ください。

関連記事ハイブリッドワークとは？メリットや注目すべきポイントを解説

勤怠管理ツールの導入

テレワークにおける従業員の出退勤を効率的に管理するツールの導入を検討してみましょう。
表計算ソフトでも勤怠管理は可能ですが、それでは管理する側や管理される側にとって操作が手間になってしまいます。

こうした問題は、勤怠管理ツールを導入することで解決できます。勤怠管理ツールの導入により、以下のような機能によって勤怠を一括で管理できるようになります。

始業時刻、終業時刻や休憩時間の打刻: 始業時刻、就業時刻、休憩時間を打刻する機能によって、稼働状況を漏れなく把握できます。サービス残業などの超過勤務を防ぐためにも役立ちます。
時間外労働や休暇の申請や承認: 時間外労働や休暇の申請・承認機能によって、人事・管理者側で従業員の時間外労働時間や休暇の取得状況が把握できるようになり、必要に応じて調整や指導を行いやすくなります。
勤務時間の集計や入出力: 勤務時間の集計や入出力を行う機能によって、勤怠時間の計算を瞬時に行えるため管理する側の労力を軽減できるでしょう。集計されたデータは給与計算システムや会計システムに連携できるツールも多いため、さらに効率化できます。

ほかにも多くの勤怠管理ツールは、スマホやタブレットなどのモバイル端末から手軽に操作できるため、従業員としても気軽に出退勤を入力でき、スムーズな勤怠管理の導入が期待できます。

テレワークの勤怠管理ツールの選び方

テレワークにおける勤怠管理ツールを選ぶにあたって、5つのポイントを紹介します。

クラウド型であるか

テレワークでの勤怠管理では、システムの安定稼働、バックアップの取りやすさ、データへのアクセスの容易さなどを考慮すると、クラウド型であることが望まれます。
クラウド上で勤怠情報を管理するため、ツールへアクセスする際の安全性、登録情報を保護するためのセキュリティー対策が、ツールを選ぶ際の重要なポイントになるでしょう。

*テレワークのセキュリティ対策については、こちらの記事も合わせてご覧ください。

関連記事テレワークにおけるセキュリティ対策とは？セキュリティリスクと対策を解説

費用感があうか

勤怠管理ツールの導入にあたり、事前に想定していた費用感とあうかも重要です。
例えばクラウド型とオンプレミス型の勤怠管理ツールでは、一般的にクラウド型の勤怠管理ツールの方が安価なケースが多いです。ただしどちらにも一長一短があるため、性能とコストのバランスを見ながら、自社に適した勤怠管理ツールを導入しましょう。

無料体験があるか

勤怠管理ツールを導入したものの、企業によっては適していなかった場合などあるため、無料体験があるかのチェックも必要です。導入には多くの時間とコストがかかるため、慎重にツールは決めるべきです。そのため、実際に体験してツールの良し悪しを確認できるなど、無料体験があるツールがおすすめです。

サポート体制が整っているかどうか

勤怠管理ツールの導入にあたり、サポート体制が整っているかどうかは、比較・検討する上でも重要です。導入前にセミナーや、使い方や効果をデモで確認できるサポート体制があれば信頼度が高いといえるでしょう。自社人事システムとの相互利用、将来的な拡張なども含めて、サポート体制が整ったシステムがおすすめです。

社員にとって使いやすい

画面が見やすく操作が簡単であるといったユーザビリティの高さも、選ぶ際の重要なポイントになります。スマホ、タブレット、パソコン、それぞれからログインしたときの使い勝手を確認してみましょう。この点の評価に関しては、複数のツールの操作性を各デバイスで比較した方がよいかも知れません。

テレワークの勤怠管理の悩みを解決しよう

新型コロナウイルス対策や働き方改革などにより、多くの企業で導入されているテレワーク。しかし、テレワークは勤怠管理が難しいという課題が浮き彫りになっています。
そこで、解決策として勤怠管理ツールの導入をおすすめします。ツールを導入することで、手軽に勤怠管理ができ、業務効率化につながります。ほかにもさまざまなメリットがあるため、まだ勤怠管理ツールを導入していない企業は早期の導入を検討してみましょう。

インテックでは統合ログ管理ソフトウェア「LogRevi（ログレビ）」を提供しており、このオプションとして勤怠管理が可能な「働き方可視化ダッシュボード」を使用できます。パソコン操作ログ、業務用アプリケーションのログなどをもとに個人の働き方を可視化でき、企業の働き方の質の改善に役立ちます。テレワークの勤怠管理にお悩みの方は、ぜひ一度ご相談ください。

*「働き方可視化ダッシュボード」の詳細はこちらをご覧ください。

また、「ワークスタイル変革支援サービス」であれば伴走型のサポートで、テレワークの課題の可視化や課題解決に向けたベストなサービスを提案できます。テレワークの導入及び導入後の定着・活用でお悩みの方は、ぜひご相談ください。

公開日 2023年03月24日

資料ダウンロード

ワークスタイル変革支援サービス資料はこちら

本資料はワークスタイル変革に取り組むお客様に向けて、現状の把握から個々の課題解決、伴走型サポートによる更なる価値創造まで、トータルで柔軟な働き方の定着および促進を支援する「ワークスタイル変革支援サービス」を紹介しております。

ダウンロード
【DX推進担当者必見！】これを読めばDXの進め方やコツがわかる！

本書はDX（デジタルトランスフォーメーション）の進め方やコツについて解説するeBookです。
実践的な手法と具体的な事例を通じてDXを理解することをおすすめします。

ダウンロード