ワークスタイル変革はここから！『業務のデジタル化』のポイントとは？｜Bizコラム

ワークスタイル変革はここから！『業務のデジタル化』のポイントとは？

ビジネスを取り巻く環境は絶え間なく変化し、企業は新たな課題への対応を求め続けられます。そのような時代に継続的な成長を続けるには、社員が自律的に働くためのワークスタイル変革（働き方改革）は、もはや避けることができなくなっています。

ワークスタイル変革を推進するためには、まず、業務のデジタル化から始めることが重要です。ハンコレスやペーパーレス化、情報・データのデジタル化を中心とするデジタイゼーション（Digitization）を実施し、デジタル技術で新たな価値やビジネスモデルを生み出すデジタライゼーション（Digitalization）に繋げることが求められます。

デジタル技術を活用しワークスタイル変革を推進することで、製品やサービス、ビジネスモデルそのものを変革を促すとともに、組織、企業文化、風土をも改革し、競争上の優位性を確立するデジタルトランスフォーメーション（DX）に繋がります。

DXについてより詳しくは、こちらの記事をご覧ください。
「DX化とは何？IT化との違いやメリット、実現すると変わることを解説」

コロナ禍における緊急的なデジタル化の措置では、社員が効率的に、高い生産性で、自律的に働ける環境に設計されておらず、様々な課題が顕在化し、社員の働く意欲やエンゲージメントへの悪影響と生産性の低下を招きます。このような課題を解決するためには、働く環境や働き方をコロナ前の状態に戻すのではなく、業務のデジタル化の取り組みを一層加速させることで解決および企業の継続的な成長につながります。

本コラムでは、業務のデジタル化を進める上での「陥りがちな失敗」や「業務を見直すポイントと事例」をご紹介します。

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業務のデジタル化で陥りがちな失敗とは

業務のデジタル化を進めるにあたり、陥りがちな失敗例は、『業務にシステムを合わせる』ことです。
基幹システムのカスタマイズで周辺のアナログ業務のデジタル化を進めてしまっては、カスタマイズのITコストがかかるだけでなく、システムがブラックボックス化し、将来の外部環境の変化に柔軟に対応できない状態を招きかねません。

また、もう１つの失敗例は、『今ある業務プロセスをそのままデジタル化する』というものです。非効率な業務がデジタル化されても生産性向上の効果は最大化できません

業務のデジタル化に欠かせないのは、現行業務の見直しです。
業務を見直すことで“ムリ”、“ムダ”、“ムラ”　を排除できるだけでなく、システムやツールに合わすことが可能なアナログ業務やデジタル化の効果の高い業務を把握することができ、業務のデジタル化の優先順位をつけることができるようになります。

業務プロセスの見直しに有効な「ECRS」の原則

現行業務の見直しを行う場合に有効となるフレームワークが「ECRS」の４原則です。

ECRS（イクリス）はもともと製造業の生産性向上を行うために開発されたフレームワークですが、業務プロセスの見直しにおすすめです。
業務を改善するために、下図のように　E（排除）→ C（結合）→R（交換）→S（簡素化）の順で見直しすることが有効です。

ECRSの4原則

業務プロセス見直しとデジタル化の事例

事例①：ECRSの原則を活用した業務プロセスの見直し（金融業）

某金融機関ではグループウェアの更改に伴い、ECRSの原則に基づき業務プロセスの見直しを行いました。既存グループウェアの精査において、数千におよぶデータベースを調査し、重複するデータベースは排除（E：Eliminate）しました。また、残りの数百のデータベースについても結合（C：Combine）することができました。

また、開発が必要と判断されたものは導入したシステムに対するカスタマイズ対応ではなく、外部システムとの連携や別システムで対応するなど（交換＝R：Rearrange）、業務の改善を行っています。結果、電子化が進むとともに情報共有が図れ、稟議手続きが大幅にスピードアップし、効率的に業務を進めることができるようになりました。

事例②：社内規定類・手順書の一元管理や業務フローの効率化（製造業）

某製造業では約2千弱の社内規定類・手順書をデジタル化しデータベースで一元管理を可能にしました。デジタル化することで検索時の手間削減や参照したいデータにも即座にたどり着くことができます。また、苦情処理の情報共有と効率化を図るため、ECRSの原則に基づき業務フローを再構築しました。

新型コロナウィルス感染症の影響により、某製造業においても管理部門や管理職などを中心にリモートワークを実施しています。日々の業務の中で紙による申請がある場合、内容を確認しハンコを押すために出社しなければなりませんが、デジタル化によって出社しなくても申請から決裁まで行える環境を整えています。

ワークスタイル変革の実現は業務のデジタル化から始まる

業務のデジタル化を実施し、ワークスタイル変革を推進することで社員が自律的に最大限の力を発揮できるようになり、企業の競争力維持・強化につながります。

陥りがちな失敗例にあるように今ある業務プロセスをそのままデジタル化することや、今ある業務にシステムを合わせようとせず、ECRSの４原則に基づき、業務プロセスの見直しを行なうことが業務のデジタル化の効果を最大化します。

業務のデジタル化を効率的に進めるにはテンプレートの活用も有効です。
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