事例紹介

お客さまの導入事例やシステム構築例についてご紹介します。様々な企業の導入事例やシステム構築例をご覧ください。

課税に関する日々の問い合わせ業務をスムーズにすることで市民へのサービスレベル向上を実現!
問い合わせ業務を円滑かつスピーディに行うシステムとは?

  • 柳川市役所様
  • 商品・サービス:「快速サーチャーGX」帳票公開ソリューション

「みんなが笑顔で暮らせる活力と魅力あるまちづくり」を職員と一緒になって、その知恵と行動を結集し、一つひとつの行政課題に真正面から取り組む柳川市役所。長年課題であったペーパーレス化の実現と課税資料に関する市民からのお問い合わせ業務を効率化するために2011年10月に快速サーチャーGXを導入しました。PDFファイルで保管していた大量の課税資料の一元管理を実現、そして市民からの課税に関するお問い合わせには快速サーチャーGXならではの高速検索で迅速な対応ができるようになり、市民へのサービスレベル向上と職員の業務負荷軽減を実現しています。また、課税資料以外にも業務で使用している資料の共有など快速サーチャーGXの活用を推進しています。

導入の背景

使いやすさと検索スピードが採用の決め手

  • 柳川市役所 総務部 企画課 電算システム係 主任主事 髙口 祐介 氏
  • 株式会社BCC 官庁公共システム営業本部 第一営業部 自治体クラウドソリューショングループ 田代 学 氏

「みんなが笑顔で暮らせる活力と魅力あるまちづくり」を職員と一緒になって、その知恵と行動を結集し、一つひとつの行政課題に真正面から取り組む柳川市役所。2005年3月21日に柳川市、大和町、三橋町の1市2町が合併し、現在の柳川市となった。柳川市には柳川庁舎、大和庁舎、三橋庁舎の3つの庁舎があり、各庁舎で資料を共有化し、素早く検索できる快速サーチャーGXを導入し、市民からの問い合わせに対する業務効率化と職員の業務負荷軽減を実現することになった。

柳川市役所では、2011年10月に基幹系システムの入れ替えが決定した。既存の基幹系システムでは、電子帳票化されたデータは独自フォーマットで管理されており専用のビューアで閲覧する必要があった。また、帳票は職員が対象の課税資料をPDFファイルに変換して、ファイルサーバに格納していたため大量のPDFファイルを検索するのに多くの時間を要していた。「市民の方々からの課税に関するお問い合わせに対するサービスレベル向上と職員がPDFファイルに変換する業務の負荷軽減という2点が大きな課題となっていました。(柳川市役所 総務部 企画課 電算システム係 主任主事 髙口氏)」
そのため基幹系システムの入れ替えとあわせて電子帳票システムについても検討をおこなうことになった。

柳川市役所の電子帳票システムに関しては株式会社BCCが選定を実施した。
「当初複数製品を検討していましたが、柳川市役所様の機能要件にあわないということがわかり、Webで検索して快速サーチャーGXを発見しました。ホームページ(以下、HP)の情報から快速サーチャーGXでいけるのではないかと思い、HP経由で機能等の疑問点について質疑応答をおこなった結果、柳川市役所様の機能要件をクリアできると判断しました。(株式会社BCC 官庁公共システム営業本部 第一営業部 自治体クラウドソリューショングループ 田代氏)」
最終的な製品選定にあたり、実際ご利用いただく柳川市役所に快速サーチャーGXのデモをおこない、画面イメージや検索機能、付箋・スタンプ機能を中心に評価していただいた。「使いやすさと検索スピードで柳川市役所様に快速サーチャーGXを即決していただきました。(田代氏)」

導入後の評価

市民に対するサービス向上に成功

課税に関する問い合わせ対応の業務は、当初課税、住民税、国民保険、固定資産税等の個別明細を市民の方々へ送付した後に多く発生している。今までは市民からの課税に関する窓口や電話での問い合わせについて、検索に時間がかかってしまい窓口での問い合わせでは市民の方をお待たせしたり、電話口での問い合わせには折り返し回答するというケースが多く非常に困っていた。「快速サーチャーGX導入後には、例えば通知書番号をキーとして瞬時に検索でき、市民の方々を長くお待たせすることなく対応できるようになりました。快速サーチャーGXの使いやすさ、検索スピードは群を抜いていますね。(髙口氏)」柳川市役所は3庁舎(柳川庁舎、大和庁舎、三橋庁舎)あり、それぞれ各庁舎で市民サービスを提供している。「市民の方はやはり近い庁舎へ問い合わせや手続きをすることが多いため、各庁舎の職員がWebブラウザを利用して市民に送付した印刷物と同じ内容の資料をみて問い合わせ対応をおこなえることはとても効率的だと思います。(髙口氏)」

今後の展望

ユーザーフレンドリーな仕組みでさらなる電子化の促進

快速サーチャーGX導入当初はインテックが自動車納税通知書の1帳票を設定し運用を開始したが、その後の帳票追加は電算システム係で実施している。「快速サーチャーGXへ帳票を取り込むにあたり定義ファイルを作成する必要がありますが、レポートを作るように1帳票の設定を30分~1時間程度で簡単に作成でき、今では『楽しく』帳票追加をおこなっています。(髙口氏)」現在では、主に固定資産税関係の約20帳票を電子帳票化して問い合わせ業務の効率化を図っている。導入当初は課税資料のみを快速サーチャーGXへ取り込んで利用することを想定していたが、現在では財務会計システムのデータも快速サーチャーGXに取り込み、CSVやEXCEL等に出力することで業務データを活用している。「導入した快速サーチャーGXが認知されてきたことにより、所内の各部から電子帳票化したい帳票の依頼が電算システム係に来るようになっています。市民へのサービスとして台帳の閲覧など紙が残る部分もありますが、可能な限りペーパーレス化を目指していく予定です。(髙口氏)」

お客さまプロフィール

柳川地方に人が住み始めたのは、およそ2千年前と推定されています。そのころから人々は、有明海の湿地の溝を掘り、その土を盛り上げて開拓し、灌漑と排水を担うクリーク網を形成していきました。市内外に残る条里の遺構や地名はその営みの古さを物語っており、この縦横に走るクリークは柳川地方の景観の特徴です。明治4年(1871年)の廃藩置県により旧柳川藩は柳河県となり、昭和26年(1951年)4月の昭和の大合併で、1町5村が合併して柳川町となり、翌年4月に市制を施行。また、同年6月には三橋村が、9月には大和村が町制を施行しました。平成17年3月21日に柳川市、大和町、三橋町の1市2町が合併し、現在に至っています。2012年9月現在、柳川市の人口は、71,185人、面積は76.88km²になります。本市は福岡県南部、筑後平野の西南端に位置しており、北は大川市、大木町、筑後市、東はみやま市に接し、南は有明海に面しています。有明海は干満差日本一で大潮時には6mに達し、干潮時には広大な干潟が現れます。平成18年9月1日に柳川市の木及び花を制定しており、市の木に「柳(やなぎ)」、市の花に「花しょうぶ」及び「藤(ふじ)」を制定しています。

[柳川市役所さまプロフィール]
■名称/柳川市役所
■所在地/
(柳川庁舎)福岡県柳川市本町87番地1
(大和庁舎)福岡県柳川市大和町鷹ノ尾120番地
(三橋庁舎)福岡県柳川市三橋町正行431番地
■市長/金子健次
■職員数/558名(平成20年度)
■ホームページ/http://www.city.yanagawa.fukuoka.jp/index.html

[株式会社BCCさまプロフィール]
■名称/株式会社BCC
■本社所在地/福岡県福岡市中央区六本松2丁目12番19号
■創業/1966年10月25日
■資本金/2億4,786万円
■代表取締役社長/幸田 好和
■従業員数/363名(平成24年4月1日現在)
■主な事業内容/システム構築から運用保守まで一貫したサービスの提供
■ホームページ/http://www.bcc-net.co.jp/

※快速サーチャーはインテックの登録商標です。また記載されている会社名、商品名、ロゴは各社の登録商標または商標です。
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