事例紹介

お客さまの導入事例やシステム構築例についてご紹介します。様々な企業の導入事例やシステム構築例をご覧ください。

倉庫に保管していた紙帳票が無くなる!
環境経営、コスト削減、帳票公開のスピードアップ、業務改善に取り組むアスクルのその方法とは?

  • アスクル株式会社様
  • 商品・サービス:「快速サーチャーⅢ」電子帳票ソリューション

「お客様のために進化する」を企業理念とし、オフィスに必要なモノやサービスを「明日お届けする」トータル・オフィス・サポートサービスを推進するアスクル株式会社は中小事業所をはじめとする全国のお客様に、オフィスで必要なものをお届けするというサービスを全国で展開しています。請求書の控えを電子化するため、2006年に快速サーチャーⅢを導入しました。今まで紙で保管してきた請求書の控えが数年後には0になり、印刷、保管、廃棄にかかるコストダウンを実現しました。また、電子化した情報を活用することで問い合わせ業務や分析等、スピーディーなお客様サービスの提供やさらなる業務効率向上を目指しています。

導入の背景

年間75tの請求書(控)の電子化

  • ソリューションサポート アカウントマネジメント
    マネージャー 平川 圭司さま

「お客様のために進化する」を企業理念とし、オフィスに必要なモノやサービスを「明日お届けする」トータル・オフィス・サポートサービスを推進するアスクル株式会社。中小事業所をはじめとする全国のお客様に、オフィスで必要なものをお届けするというサービスを全国で展開している。アスクルでは、年々増加する取引に合わせて増え続ける請求書関連帳票の管理について課題を持っていたという。
ソリューションサポート アカウントマネジメント マネージャー 平川氏は「請求書の控えとして年間150パレット(75t)の帳票を印刷し、 倉庫にて保管していました。さらに保管期限を過ぎた帳票については、機密情報を含むため、全て機密廃棄を行っていたんです。」と語る。この帳票は法定保管帳票のため閲覧する機会も少なく、印刷、保管、廃棄というサイクルだけ行われていたという。環境経営を経営目標に掲げるアスクルにとって、この請求書の控えの保管サイクルを改善することは急務となっていた。保管スペースの増大、紙の使用量増加、廃棄量の増大などに伴うコストや環境負荷の増加を止めるためには帳票の電子化が有効であると考えていたという。平川氏が快速サーチャーⅢを知ったのは、アスクルの請求書印刷業務を担っている小林クリエイト(当時、小林記録紙)からの電子化についての提案であったという。当初、小林クリエイトはいくつかの対応している電子帳票システムからホスト系のスプールデータとの親和性が高い快速サーチャーⅢが情報の一貫性を保つ上で最適と判断し快速サーチャーⅢにて提案することが決定した。そして快速サーチャーⅢに取り込むデータは紙で印刷しているものと同様のデザインで出すことや、帳票のデータ化による活用という点を意識した検索キーの付加を行い、今まで印刷していた請求書の控えと同じレイアウトでの電子化を実現したという。

導入後の評価

環境負荷も大幅に削減

2006年にアスクルで保管管理するアスクル取扱販売店(以下、エージェント)向けの請求書の控えの電子化を開始し、翌年2007年には電子化の対象をエージェントが保管管理するお客様向けの請求書の控えに広げた。現在はアスクルが発行する請求書の控えは全て電子化しエージェントが発行する請求書の控えについても当初計画を上回る40%以上を電子化するに至っている。「今回の請求書の控えの電子化はいわゆる「電子帳簿保存法」の申請承認の上で行っており、我々の仕組みとして受注の入り口から全てがトレースできる形でそのデータが正しくアウトプットされ電子化されたデータベースを作るという仕組みで構築されています。そしてエージェントへの導入に際しては税務署への申請手続きについてもサポートしています。」受注のタイミングからそのデータをデータベースとして作成、管理し快速サーチャーⅢを使った帳票出力までを完全にトレースできる状態にすることでアスクルをはじめ多くのエージェントが電子帳簿保存法の申請を行いすべての会社で承認を得ている。 請求書の控えを電子化したことによって、今までの、紙で保管し廃棄するというサイクル、を止めることができ紙の消費削減、保管スペースの圧縮、廃棄量の削減など紙の非発行による大幅なコスト削減を実現した。「紙の使用量は快速サーチャーⅢ導入後、約33%削減することができ、導入当時、保管している紙帳票の1/3を電子化する、という目標を達成することができました。また、今まで倉庫に積んでいるため、なかなか見ることのできなかった帳票を今では快速サーチャーⅢで正しく情報として活用ができるようになりました。データ量の多い請求書の控えを数か月分まとめて検索しても瞬時に結果が返ってくるのには非常に驚きました。」(平川氏)

今後の展望

電子化したデータの有効活用

「おかげさまでここ数年取引増加が続いているため、紙で運用している帳票もありますが、約3年後には倉庫に保管している請求書の控えが全く無くなる予定です。紙で運用した場合、毎年150パレット(75t)ずつ増えていましたが、今ではその1年分が片手に乗る200gになりました。」と嬉しそうに話す平川氏。快速サーチャーⅢで電子化した1年分のデータの入ったDVDの重さはわずか200gだったという。紙で保管し廃棄するというサイクルを止めることができ、環境負荷の軽減と業務効率向上、大幅なコスト削減を実現したアスクル。今後は税務的に帳票を保管するためだけでなく、問い合わせへの対応や商品に関する分析等、快速サーチャーの有効な活用方法をエージェントへ拡げていき、スピーディーなお客様サービスの提供やさらなる業務効率向上をはかるという。

お客さまプロフィール

アスクルは「お客様のために進化する」を企業理念とし、オフィスに必要なモノやサービスを「明日お届けする」トータル・オフィス・サポートサービスの会社です。1993年3月に大手文具総合メーカーであるプラス株式会社の一事業部としてスタートした後、プラスグループの一員として1997年5月に分社独立しました。現在、全国約600万事業所のうちの約95%が中小事業所といわれております(経済産業省統計調査)が、アスクルは、こうした中小事業所をはじめとするお客様に、オフィスで必要なものをお届けするサービスを全国で展開しています(但し、沖縄・離島を除く)。専用のカタログ(紙媒体または、Web上)で商品を選んでいただき、ファックスもしくはインターネットを使って注文いただくと、当日または翌日にはお届けできるスピーディな配送サービスが好評です。「明日来る」から「アスクル」というサービスの名称がそのまま会社名となりました。

■名称/アスクル株式会社
■本社所在地/東京都江東区豊洲3-2-3 豊洲キュービックガーデン
■創業/1993年
■資本金/3,535百万円
■代表取締役社長/岩田 彰一郎
■従業員数/876名
■主な事業内容/
下記商品およびサービスにおける通信販売事業
文房具、事務用品、オフィス家具、什器備品、オフィスインテリア用品、コンピュータ周辺機器、ソフトウェア、書籍、食料品、日用雑貨品、清涼飲料水、衣料品、家庭用電化製品、衛生用品、医薬品、医療機器、介護用品、名刺および封筒の印刷作成・伝票等の名入れサービス、オフィスレイアウトサービス
■ホームページ/http://www.askul.co.jp/
(2011年5月20日現在)

※快速サーチャーはインテックの登録商標です。また記載されている会社名、商品名、ロゴは各社の登録商標または商標です。
※記載されている情報は制作当時(2012年1月)のものであり、閲覧される時点では、変更されている可能性がありますことをご了承ください。

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