倉庫に保管していた紙帳票が無くなる！
環境経営、コスト削減、帳票公開のスピードアップ、業務改善に取り組むアスクルのその方法とは？

導入の背景

年間75tの請求書（控）の電子化

導入後の評価

環境負荷も大幅に削減

2006年にアスクルで保管管理するアスクル取扱販売店（以下、エージェント）向けの請求書の控えの電子化を開始し、翌年2007年には電子化の対象をエージェントが保管管理するお客様向けの請求書の控えに広げた。現在はアスクルが発行する請求書の控えは全て電子化しエージェントが発行する請求書の控えについても当初計画を上回る40％以上を電子化するに至っている。「今回の請求書の控えの電子化はいわゆる「電子帳簿保存法」の申請承認の上で行っており、我々の仕組みとして受注の入り口から全てがトレースできる形でそのデータが正しくアウトプットされ電子化されたデータベースを作るという仕組みで構築されています。そしてエージェントへの導入に際しては税務署への申請手続きについてもサポートしています。」受注のタイミングからそのデータをデータベースとして作成、管理し快速サーチャーⅢを使った帳票出力までを完全にトレースできる状態にすることでアスクルをはじめ多くのエージェントが電子帳簿保存法の申請を行いすべての会社で承認を得ている。 請求書の控えを電子化したことによって、今までの、紙で保管し廃棄するというサイクル、を止めることができ紙の消費削減、保管スペースの圧縮、廃棄量の削減など紙の非発行による大幅なコスト削減を実現した。「紙の使用量は快速サーチャーⅢ導入後、約33％削減することができ、導入当時、保管している紙帳票の1/3を電子化する、という目標を達成することができました。また、今まで倉庫に積んでいるため、なかなか見ることのできなかった帳票を今では快速サーチャーⅢで正しく情報として活用ができるようになりました。データ量の多い請求書の控えを数か月分まとめて検索しても瞬時に結果が返ってくるのには非常に驚きました。」（平川氏）

今後の展望

電子化したデータの有効活用

「おかげさまでここ数年取引増加が続いているため、紙で運用している帳票もありますが、約3年後には倉庫に保管している請求書の控えが全く無くなる予定です。紙で運用した場合、毎年150パレット（75t）ずつ増えていましたが、今ではその1年分が片手に乗る200gになりました。」と嬉しそうに話す平川氏。快速サーチャーⅢで電子化した1年分のデータの入ったDVDの重さはわずか200gだったという。紙で保管し廃棄するというサイクルを止めることができ、環境負荷の軽減と業務効率向上、大幅なコスト削減を実現したアスクル。今後は税務的に帳票を保管するためだけでなく、問い合わせへの対応や商品に関する分析等、快速サーチャーの有効な活用方法をエージェントへ拡げていき、スピーディーなお客様サービスの提供やさらなる業務効率向上をはかるという。

• ※快速サーチャーはインテックの登録商標です。また記載されている会社名、商品名、ロゴは各社の登録商標または商標です。
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公開日 2012年01月01日