これからは税務や会計も電子化の時代。電子帳票システム「快速サーチャーGX クラウド」なら中小企業のお客さまも安心して、請求書などの証憑の電子化が実現できます。

快速サーチャーGX クラウドで証憑を電子化し、煩雑な紙の管理の省力化を実現しました。

各分野に特化したプロフェッショナルが 税会計サービスを提供

──税務に関する社会的な変化についてお聞かせください。

いま日本は、行政サービスの100％デジタル化、IT化へ向けた取り組みを加速させています。2018年1月には「デジタル・ガバメント実行計画」を策定し、デジタルファースト、ワンスオンリー、コネクティッド・ワンストップという3つの原則を掲げました。これにより、手続きやサービスをデジタルで完結させたり、書類の提出などを1度で済ませられるようにしたり、民間サービスにおいても手続きやサービスの一元化を実現しようとしています。
e-文書法、電子帳簿保存法の改正などにより、税務や会計分野でも電子化の動きが進んでおり、2020年度以降は、資本金1億円以上の企業は、法人税等の電子納税申告（e-Tax）が義務化されます。
大企業が電子化すると、取引先の中小企業も対応しなくてはいけません。そうなると、多くの企業の税務、会計の電子化が一気に広がるでしょう。

──税務の電子化にはどのような利点があるのですか？

業務の効率化につながると考えます。例えば、会社では毎月源泉徴収の処理を行いますが、電子申告、電子納税を活用すれば、銀行や税務署に行く必要がなくなります。
すでに電子化を実践している企業からは「もう紙の時代に戻ることは考えられない」という声も聞かれます。

膨大な紙の証憑の文書管理にかかっていた手間とコストが負担に

──貴社が紙で業務を行っていたころは、どのような課題を抱えていましたか。

課題1紙での業務が生産性を落とす

請求書や領収書の多くは郵送され、紙で届くのが一般的で、それらを精査して会計ソフトに入力し、プリントアウトして保管するという作業は、業種を問わず日々繰り返されています。そのため、毎日増え続けていく紙に埋もれながら仕事をする部署もあります。
当社でも、多い月には1,000枚以上の領収書や請求書をファイリングしていました。後日、請求書を見直したいときも、該当する紙を探し出すことは大変でした。
しかし、このような作業を繰り返していては、生産性が上がらないという危惧を、経営層を含めて会社全体で感じていました。

課題2日々増え続けていく紙。保管コストの増加が重荷に

税に関する証憑は保存義務があり捨てるわけにはいかないため、保管場所を確保する必要があります。しかし家賃の高い大都市圏のオフィスに、紙の保管のためにわざわざスペースを確保することは容易ではありません。電子化による保管に切り替えれば、家賃の削減やスペースの有効活用につながります。
当社では2016年のオフィス移転をきっかけに、紙を使わないペーパーレス、事務所で固定席を持たないフリーアドレスの実現に取り組み始めました。それに合わせて、紙の証憑から電子証憑への移行も検討しました。

顧客企業での導入のしやすさを踏まえて快速サーチャーGX クラウドを選定

選定ポイント２クラウドでコスト軽減

中小企業で会計書類の電子化を妨げている要因には、電子帳票システムが高額になりがちであることが挙げられます。いかにメリットがあるとしても、導入コスト、運用コストが高額になっては、中小企業は二の足を踏んでしまいます。
その点、快速サーチャーGX クラウドは、これまでのシステムの10分の1 以下の費用で利用でき、中小企業でも負担できる範囲で料金設定がされていました。中小企業では、初期の大きな投資やサーバー管理、ソフトウェアのバージョン管理などでの余計な運用コストの発生を避け、新たなシステムの導入が見送られるケースがあります。快速サーチャーGX クラウドは、これまでのシステムとは異なり、初期費用を抑え、低コストで月額利用できるクラウドサービスであるため、当社のお客さまにも安心してお勧めできます。

選定ポイント３運用とセキュリティなどの管理

税に関する情報を扱うからにはデータ管理の安全性、特にセキュリティの確保は欠かせません。中小企業では、社内に専任のシステム管理者を設けることは難しく、設けたとしてもセキュリティを担保した状態で安全にデータを管理するのは簡単なことではありません。サーバーのシステム障害で文書管理システム内の証憑データが破損したとなると、業務に支障が発生します。
その点、快速サーチャーGX クラウドは、システムの運用管理、セキュリティ対策、バックアップなどを、インテック社が行ってくれます。システム管理者のいない中小企業から見ると、頼りになるサービスといえるでしょう。

快速サーチャーGX クラウドにより、業務の効率化、管理負荷軽減を実現

──快速サーチャーGX クラウドを導入した効果は、どのように表れていますか。

効果1膨大な書類から瞬時に検索

快速サーチャーGX クラウドは、検索キーを入力すると、膨大な書類から目的のものをすぐに見つけられます。検索結果の画面には、スキャンした証憑の画像が表示されるため紙の証憑と同じように確認ができます。

効果2紙の管理場所を有効活用

当社では、快速サーチャーGX クラウドを導入して間もないので、今のところは紙の書類は破棄せずに残しています。しかしトラブルもなく安定して使えており、紙をなくすことに対する不安は薄れました。いずれは、紙を保管しているスペースを有効に活用し、作業環境を向上させ、人員の追加なども行えたらと考えています。

──実際に運用するにあたって、考慮、工夫した点はありますか。

証憑をスキャンしてデータ化する作業に時間がかかってしまっては意味がありませんので、当社ではテストフェーズで単純なシステムの操作方法の習得以外に、どのように作業をすれば効率的に証憑を電子化することができるか、最適な業務フローの調査を繰り返し行いました。また、できるだけ人手を介さずに請求書を電子化し、快速サーチャーGX クラウドに取り込めるような工夫を行っています。
例えば、スキャン作業では、請求書のファイリング方法を変更しました。当社では、経理担当者が後から確認しやすいように請求単位に伝票と請求書をホチキス止めした状態で保管していました。しかし、このままではスキャン作業を行う際に、ホチキス留めを外す前作業が発生します。このため、ホチキス留めをやめて、前作業なしにスキャニングできるようにしました。
これ以外に工夫した点は、快速サーチャーGX クラウドでのPDF登録時に発生する電子帳簿保存法にある相互関連性要件への対応です。帳簿と請求書などを相互に関連付けさせるために、PDFファイル名を会計ソフトの伝票番号に置き換えるといった対応をとります。この作業を手入力で行うことは多大な労力がかかりますので、スキャナーのOCR機能を活用し、スキャナーが読み取った伝票番号をPDFファイル名に自動で変換するプロセスを追加しました。
電子帳簿保存法にある検索要件を満たすための検索キーを快速サーチャーGX クラウドへ入力する作業と、PDFファイルの登録作業を自動化するためにRPA（Robotic Process Automation）を利用しています。人間が手作業でPDFファイルの中身を確認し、日付、取引先、取引金額などを一つひとつ手入力することは間違いの原因になりますし、会計ソフトへの入力と同様の作業のため、2重入力となってしまいます。この作業をRPAに置き換えることで、2重入力の回避、入力作業の正確性とスピードを大きく向上させました。

──今回の導入でのインテックのサービスはいかがでしたか？

インテック社を採用した理由は複数ありますが、コストや使いやすさ以外にセキュリティの確保があります。インテックは、クラウドサービスの拠点、データセンターを国内で自社運営しており、セキュリティには万全を尽くしているという説明を事前に受けていました。クラウドサービスの中には、海外のサーバーを利用しているものがありますが、会計データが海外のサーバーに置かれることを不安視するお客さまもいます。インテックは、長年にわたる国内でのデータセンター運営ノウハウを持ち合わせていたため、安心して採用することができました。今後は、外販に力を入れていく予定ですので、安心してお客さまにお勧めできます。
これ以外にはトライアルが容易な点もポイントです。電子帳票システムの導入を検討しているお客さまに対して、当社が最初に提案することはトライアルの実施です。まずはテスト期間を設けて、「やっていけるか」を検討した上で判断しても遅くはありません。オンプレミスではサーバーを用意しないとテストできませんが、快速サーチャーGXクラウドは、すぐにトライアルを始められます。

インテック社はビジネスパートナー。ともに顧客企業の電子化を支援

快速サーチャーGX クラウドサービス専用サイト

導入事例

• ※本事例の情報は、2019年12月現在のものです。
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公開日 2020年10月07日

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