自社に最適なEDI導入でシステムイノベーションを

EDI の2024年問題が差し迫るなか、自社EDIシステムをインターネットEDIに移行するのにあわせて、従来主流だったオンプレミス型からクラウド型への移行を検討する企業が増えています。具体的にはどういった理由があるのでしょうか。また、これまでの自社運用から、ワンストップでシステム設計から運営までをサポートするアウトソーシングサービスへの切り替えが注目されているのは、なぜでしょうか。あわせて解説します。

EDIの導入形態 オンプレミスとクラウドとは

EDIの導入形態には、オンプレミス型とクラウド型の二つがあります。オンプレミス型とクラウド型について、それぞれの特徴をご紹介します。

オンプレミス型

オンプレミス型は、システムを構築するためのサーバーを自社に設置し、運用・管理まで自社で行うものです。基本的に自社でシステムが完結しているため、アクセスは社内および限定されたネットワーク環境からに限られます。自社でシステム運用するため、柔軟にカスタマイズできることが大きな特徴です。また、他システムとも連携しやすく、セキュリティ管理が社内でできます。

クラウド型

クラウド型の場合は、自社にサーバーを設置せず、クラウド上にEDIを構築し、インターネットを介して利用します。自社でのシステム構築、運用、管理は必要ありません。初期費用はかからず、使用した分だけ支払うシステムです。運用面・コスト面からも導入のハードルが低く、気軽に利用できることが特徴と言えるでしょう。インフラ管理やシステムのアップデートはベンダーに一任します。

トレンドはオンプレミスからクラウドへ

最近、オンプレミス型からクラウド型へ切り替える企業が増えています。それは、両者を比較した際にクラウド型のメリットが大きいからでしょう。詳しく見ていきます。

オンプレミス型の抱える課題

オンプレミス型は、前述のように自社の業務にあわせたカスタマイズに柔軟性があり、他システムとも連携しやすく、セキュリティ管理が社内でできます。

一方、サーバーの設置やシステムの構築が必要なことから、初期費用が比較的高額です。また、自社でインフラを管理するため、セキュリティ投資や運用負担が増えます。加えて、数年ごとに必要となるソフトウェアのアップデートにも自社で対応せねばならず、継続的なコストが発生します。

その他に、運用業務が属人化しやすいこともオンプレミス型の抱える課題として挙げられます。これは、社内のシステム担当者が独自の設定を行っていることが多いためで、担当者不在時に急な対応が難しく、担当者が退職してしまった際には、システムがブラックボックス化してしまいがちです。

また、そもそもオンプレミス型でEDIを運用するためには、担当者がインターネットEDIについて必要な知識を備えているだけでは足りず、セキュリティや取引先からの個別要求、機器のメンテナンスといった幅広い業務に対応しなくてはなりません。つまり、あらゆる状況に対して「常に自社で対応し続けなければならない」ことが、根本的な課題になるのです。

クラウド型のメリット・デメリット

一方、クラウド型は即時導入が可能で、初期費用が安く済み、運用負担が軽いことがメリットです。多くの場合、機能拡張も簡単に行えます。何より、インフラ管理やシステムのアップデートはベンダーが行うため、自社にシステム担当者がいなくても、簡単に導入・利用できるのです。

万が一、不測の事態やトラブルが起きた場合も、ベンターがすぐに対応してくれます。インターネットに接続できる環境があれば、どこにいてもアクセスできるため、コロナ禍の影響で増えたリモートワーク時でも安心です。クラウド市場の拡大が進み、デジタルトランスフォーメーション（DX）化の波が押し寄せる中、最近では「システムはクラウドに」という傾向がさらに強まっています。

その一方で、オンプレミス型と比べるとカスタマイズが難しく、システムやセキュリティはベンダーに完全に依存している点は、注意が必要でしょう。

移行時の注意点

オンプレミス型からクラウド型に移行する際の注意点をご紹介します。安心して移行作業を進めるためにも、システム連携先との調整や、移行作業スケジュールの作成、セキュリティ対策など、移行計画を入念に立てることが重要です。

取引先との事前調整

事前に、取引先への移行通知や取引先との接続性の確認が必要です。特に、移行予定のシステムが取引先と連携している場合、移行作業を滞りなく進めるためにも、システム停止時間について事前の調整が必須です。移行に際し、取引先からの問い合わせが増える可能性もあります。通常業務への影響も考えたうえで、十分なスタッフを確保しておきましょう。

既存システムが使えなくなる可能性

移行するシステムやアプリケーションのバージョンを確認しておきましょう。あまりに古いと、移行後に以前と同じ環境で使えない場合があります。また、移行前後のデータ内容に変更がないようにするため、移行作業中はデータへのアクセスを一時的に停止することがあります。

その他にも、システムの完全な切り替えまで、自社内のファイルサーバーとクラウド上の両方にデータが存在することになるため、混乱を来さないよう移行期間中のデータ取扱いマニュアルを作成する必要があります。

クラウド環境下で求められるセキュリティ対策

クラウド型のシステムで重要なポイントとなるのが、セキュリティの確保です。自社ですべてを管理していたオンプレミス型とは異なり、クラウド型では「クラウドセキュリティ」と呼ばれるクラウド環境特有のセキュリティ対策が求められます。不正なデータアクセスや顧客情報流出を防ぐためにも、クラウド上に置くデータの機密レベルによって、アクセス権を設定するといった措置が必要です。

余裕を持った移行スケジュールの作成

移行するデータ、アクセス権限、移行担当者、接続テスト実施日などを決定し、移行作業の手順や対象となるデータをクラウドにアップロードするタイミングなどを計画します。不測の事態に備え、余裕を持ったスケジュールを組みましょう。

環境構築から運用まで、アウトソーシングで問題を解決

スムーズな運用を行うためには、専門性の高いベンダーに依頼することも重要です。社内にあるさまざまなシステムは、データ形式やデータ量などにより連携方法が異なります。そのためシステム担当者の労力は大きくなり、時間とコストがかかってしまいがちです。オンプレミス型からクラウド型に移行したいものの、「社内に十分な人的リソースがない」「クラウド移行に関する知識や経験を持つ人材がそもそもいない」という状況に頭を抱える企業も少なくありません。

そんなときには、問題解決のために、環境構築から運用設計までをアウトソーシングするという選択肢があります。システム設計から運用までを専門業者がワンストップでサポートしてくれるアウトソーシングサービスを利用することで、EDIの導入・移行に際し、さまざまな疑問や課題を解決可能です。システム移行に費やす時間やマンパワーを経験豊富なプロに任せることで、システム担当者は通常業務に集中できます。自社に最適なソリューションを検討する際、現行のEDI環境の調査やコンサルティングの段階からプロの技術者に入ってもらうのも一つの選択肢と言えます。

EDI移行で自社のイノベーションを推進

EDI移行が必要な状況が差し迫るなか、実際の移行時には、これまで抱えていた EDI に対する課題を一掃するDXを行う企業が大多数です。その際、オンプレミス型からクラウド型への移行も含め、そのメリットを最大化するべく、環境構築から運用設計までをアウトソーシングするケースが増えています。EDIのシステム移行により、業務を最大限に効率化し、自社のイノベーションを推進してはいかがでしょうか。

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EDIをアウトソーシングすることで、運用にかかる費用や手間を削減でき、業務効率化にもつながります。また専門性の高いプロに任せることで、あらゆる課題も解決可能です。ご興味ある方は、ぜひお問い合わせくださいませ。

公開日 2022年12月19日

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