改正電子帳簿保存法がEDIに与える影響とは？対応のポイントや注意点を解説｜Bizコラム

テレワークやペーパーレス化が推進されている現在、EDIの導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。

2022年1月には電子帳簿保存法（電帳法）の改正が施行され、電磁的記録の義務化が厳格化されました。EDIもこの要件に正しく対応する必要があります。宥恕期間は二年設けられていますが、残された時間はわずかです。

「改正後の電帳法がよくわからない」「EDIを電帳法に対応させるにはどうすれば良いの？」と思う方も多いでしょう。

本記事では、改正電帳法の概要とEDIを対応させるためのポイント・注意点を解説します。

電帳法改正に伴うEDIの影響とは

EDIは「電子データ交換（Electronic Data Interchange）」の略であり、専用回線や通信回線を通して電子データの発注書や納品書、請求書などの商取引書類をやり取りする取引のことを言います。

EDIでの取引は電帳法の電子取引に該当するため、今回の改正の影響を受けることになります。

今までの電帳法では、電子取引で使用した書類を紙媒体に出力して保存することが認められていました。しかし、今回の改正で電子データでの保存が義務付けられたことにより、電磁的方式により授受する取引（電子取引）を行った場合にはその取引情報を電磁的記録により保存する必要が出てきたのです。

EDIの電帳法改正への対応ポイント

では、改正後の電帳法で定められている保存すべき電子取引書類とは、具体的にどのような書類を指し、どのような条件で保存すれば良いのでしょうか。

以下、改正電帳法へEDI取引を対応させるためのポイントについて解説します。

保存すべきEDIデータ

電子メールにより請求書や領収書等のデータ（ＰＤＦファイル等）を受領
インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ（ＰＤＦファイル等）又はホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用
電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
クレジットカードの利用明細データ、交通系ＩＣカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
特定の取引に係るＥＤＩシステムを利用
ペーパーレス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機を利用
請求書や領収書等のデータをＤＶＤ等の記録媒体を介して受領

上記7つのように、特定の取引に関係したEDIシステムを利用してデータをやり取りしていた場合や、電子メールによりデータを受領した場合、電子請求書や電子領収書のやり取りに関するクラウドサービスを使った場合などは電子データでの保存が必要です。

また、保存が必要な書類に該当するのは電子請求書や領収書、契約書、見積書などであり、相手側から受け取った書類とこちら側から送った書類の両方を保存する必要があります。

例えば、電子メールの本文や添付ファイルで請求情報をやり取りした場合や、備品購入時の領収書がWebサイト上のみで表示される場合は、それらをすべて電子データで保存する必要があるのです。

電子データである限り保存形式は指定されていないため、PDFファイルで保存したり、ディスプレイに表示されている情報をスクリーンショットで保存したりといったことも可能です。

EDIデータの保存要件

改正後の電帳法には電子データを保存する際の要件が定められており、EDIデータもこの規則にしたがって保存する必要があります。電子データの保存要件は、以下のとおりです。

真実性確保のために情報にまたは訂正・削除履歴やタイムスタンプを残す

真実性の確保のためには、以下の4つの要件のうち、いずれかの措置を行う必要があります。

タイムスタンプが付された後の授受
速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付す ※ 括弧書の取扱いは、取引情報の授受から当該記録事項にタイムスタンプを付すまでの各事務の処理に関する規程を定めている場合に限る。
データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用して、授受及び保存を行う。
訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け

電磁的記録の記録事項を直接に訂正又は削除を行った場合には、訂正・削除履歴を残し、誰がいつ訂正・削除をしたかがわかるようにする必要があります。

また、電子データがある時点に存在していたこと及び当該電子データがその時点から改ざんされていないことを証明するために、認定タイムスタンプを付与する必要があります。

可視性・見読性を確保するために、すぐに取引データを閲覧できるようにする

EDIデータを保存する場合は、すぐにデータの内容を閲覧・出力できるようにする必要があります。

保存するデータは必ず人間が読める形で保存し、PCやプリンターおよびその操作説明書を用意して、いつでも誰でも閲覧できるようにしなければなりません。

検索性を確保するために主要項目を検索できるようにする

書類を取引に使用した年月日や取引先、金額などの項目を閲覧機器から検索できる必要があります。

特に日付・金額の項目は検索条件と検索範囲を指定できるようにし、任意の項目を二つ以上組み合わせた検索ができるようにしなければなりません。

書類の内容を閲覧・確認しやすくするための処置なので、忘れないようにしましょう。

インボイス制度との関係性

インボイス制度では、消費税の仕入税額控除を受けるために、帳簿と請求書を保存しなければなりません。書類は電子データで保存しても問題ありませんが、その際は当然改正後の電帳法の規定に従う必要があります。

改正後の電帳法に対応することは、インボイス制度の導入にも備えることにもなるのです。

電帳法に対応したEDI導入時の注意点

改正後の電帳法の規則にしたがってEDIデータの保存を進めるには、社内ルールの整備やデータの管理体制強化などが必要です。以下、詳しく確認していきましょう。

情報管理ルールを整備し、社内に周知する

改正後の電帳法に対応するためには、自社ルールを整備し、社内に徹底することが必要です。

理由として、電帳法で電子データ形式での保存が義務付けられたうえ、保存要件が明確に定められているので、要件を満たした保存が徹底できないと法律違反になるためです。

紙ベースの書類管理とは対応フローや保存方法が変わるので、すべての社員がルールや要件を理解し、実践できるようにしましょう。

電子データを一元管理する

取引に使用した電子データは、一元管理することをおすすめします。

複数のフォルダに保存されていると、すぐに閲覧できなかったり書類が見つからなかったりといった事態が想定されます。改正後の電帳法に対応したクラウド型帳簿管理システムやEDIのアウトソーシングサービスなどを導入し、書類の管理・使用をスムーズに行えるようにしましょう。

切り替え時は専門知識・技術をもったパートナーに依頼する

EDIを改正後の電帳法に対応させるには、専門知識と技術をもった外部企業に依頼することをおすすめします。

取引データには、ストレージの劣化による消失やサイバー攻撃などによる情報改ざんのリスクがあります。それらを未然に防ぐために、情報セキュリティ対策が必要となります。専門知識のある業者に依頼すれば、改正要件を満たし、徹底したセキュリティ対策と日々の業務を効率的に行えるEDIシステムを利用できます。

委託先企業が用意するシステムが改正後の電帳法に対応しているかどうかを判断するには、 JIIMA認証を受けたシステムかどうかを確認しましょう。

JIIMA認証とは公益社団法人日本文書情報マネジメント協会による認証制度であり、電子書類データの使用・保存に用いられるシステムが電帳法の要件に合致している場合に付与されます。

JIIMA認証を受けたシステムを導入すれば、法令を遵守した電子書類の保存・閲覧が効率的に行えます。

外部パートナーに各種対応を依頼する場合は、JIIMA認証を受けたシステムを取り扱っているところを選定しましょう。

電帳法にEDIを対応させよう

改正電帳法に対応する宥恕期間は2024年1月までです。それまでに改正電帳法に則った業務ができるように準備をしなければなりません。そのためには保存すべきデータの種類や保存要件を把握し、情報管理ルールの整備やデータの一元管理などをすることが大切です。

しかし、自社ですべての要件を満たすには、多くの労力やコストがかかってしまうでしょう。

インテックでは電帳法に対応しているEDIプラットフォームサービスを用意しております。このサービスでは、JIIMA認証を取得済の快速サーチャーと連携しているため、お客様が個別に法対応を意識することなく、電子取引データの保存行うことができます。

さらにアウトソーシングのため、運用にかかる手間や費用などのコストを削減できます。また、取引データを種類ごとに管理し、情報管理の精度向上にも役立つでしょう。お客様のスムーズな法対応を支援させていただきますので、ご興味のある方は、ぜひお気軽にご相談ください。

*INTECが提供する「EDIプラットフォームサービス」の詳細はこちらのページをご覧ください

EDIプラットフォームサービス

公開日 2022年12月19日

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