電子インボイスとは？基本知識やメリット・デメリット、ペポル(Peppol) について解説｜Bizコラム

2023年10月1日からインボイス制度が導入されることにより、適格請求書発行事業者の登録申請が始まっています。電子インボイスとは、この申請に関連した適格請求書を電子データでやりとりすることです。しかし、そもそも「電子インボイスとは何かわからない」「ペポルが何かわからない」という方も多いでしょう。

そこで、本記事では電子インボイスの概要と制度が導入される背景、その特徴や課題について解説します。

電子インボイスとは？基本知識やメリット・デメリット、ペポル(Peppol) について解説

電子インボイスとは

まず、インボイス制度について簡単な概要を解説します。

インボイス制度とは

インボイス制度とは2023年10月から開始される「適格請求書保存方式」のことです。仕入税額の控除（売り上げの消費税から仕入税額を引いて納税額を算出するプロセス）に関する新規の仕組みであり、適格請求書がインボイスと呼ばれます。

従来、消費税の免税対象となっている小規模事業者は、納税の必要がないにもかかわらず相手側に消費税の税額を含めたうえで請求をするという取引をしてきましたが、それができなくなります。
さらに課税事業者は原則、適格請求書を発行しなければ仕入税額控除が全く認められず、適格請求書が発行できなければ取引先側も仕入税額控除ができません。

また、各企業も適格請求書を発行するための準備をしなければならず、企業側にとっては対応に大きな負担がかかることになります。誰でも適格請求書を発行できるわけではないので、請求書が適格請求書であるかを確認する業務手続きも必要になり、従来よりも業務の効率性が落ちることが懸念されます。

電子インボイスが導入される背景

電子インボイス（請求書）とは、電子データ化した請求書のことです。請求書発行・確認業務の大幅な負担軽減が期待できます。電子インボイスを導入する目的は、インボイス制度が導入された際に、複雑な税計算を効率的かつ正確に行うことです。

しかし、ただ紙媒体の請求書を電子データに変換するのでは煩雑になるだけなので、統一されたフォーマットのもとで運用することで、全体の流れを効率的に進めようとする動きがあります。

電子インボイスの一種であるペポルとは

ペポルとは、Pan-European Public Procurement Onlineの略称で、欧州でのデジタル請求書に使われている標準フォーマットのことです。
もともとは欧州連合が存在するヨーロッパにおいて公共物資調達の効率化を目指して開発された仕様ですが、現在は企業間取引でも運用が進められていて、シンガポールやオーストラリアを含む世界30カ国以上の国々で使用されています。

現在の日本ではあまり浸透していませんが、今後、企業間で使用する請求書システムの規格がペポルのように統一されることで、相互のやりとりをより円滑に行うことができる環境の形成に期待されています。

電子インボイスの特徴

では、請求書の発行・管理などを電子データで行うことにはどのような利点があるのでしょうか。ここからは電子インボイスの特徴について解説します。

適格請求書の管理がしやすくなる

電子データで適格請求書を取り扱うため、従来の紙ベースでの保管などアナログな方法よりも管理しやすくなります。
請求書は一定期間保管することが義務付けられており、紙ベースでは枚数の増加によって管理が困難になることも十分に想定できます。電子データ形式で管理すれば場所を取ることなく、管理しやすくなります。

テレワークに対応しやすくなる

請求書を電子化するとクラウド上で書類をやりとりできるようになるため、テレワークに対応しやすくなります。また、電子データで請求書を作成できれば、請求書作成から送付までの時間が短縮されるので、より効率的に作業を進められます。
そのため、離れた場所でもリアルタイムで請求書を確認でき、テレワークに移行しやすくなります。

海外の企業とのやりとりがしやすくなる

電子インボイスを世界規格であるペポルに対応したツールでやりとりすると、海外企業との取引がしやすくなります。
海外とのやりとりにタイムラグがなくなれば、世界各国の企業との取引も円滑になり、さらなる事業拡大の一助となるでしょう。

データが改ざんされていないことが証明できる

電子インボイスでは、編集履歴の記録や認定タイムスタンプ付与によって、データが改ざんされていないことを証明できます。また、誰がファイルにアクセスしたかの履歴も残せるため、セキュリティ管理はより強固になります。
データ改ざんを防止できるだけでなく、仮にデータが改ざんされた場合でも相手を特定し、早期対応やさらなる被害防止ができるという利点につながります。

電子インボイスの課題

ここでは、電子インボイスのデメリットを解説します。

導入・運用にコストがかかる

システムを導入して請求書を電子化するには、初期費用や月額の運用費がかかります。
ただし、一度システムを導入してしまえば印刷のためのインク代や用紙にかかる経費・作業時間を大幅に削減できるため、結果的には利点の方が大きいと言えるでしょう。

企業によっては紙媒体の方が対応しやすい

取引先によっては電子インボイスへの対応が難しいところがあります。そのような場合は紙の請求書で対応するといったように、取引先に応じた対応ができるようにしておきましょう。

電子インボイスの導入手順と注意点

電子インボイスの導入手順と注意点について解説します。

導入手順

電子インボイスの導入手順について確認していきましょう。

システムを導入する

まず、システムを社内に導入します。導入前に、導入費用や必要な機能がそろっているかを確認しましょう。
特に編集履歴を残せるか、認定タイムスタンプが付与できるか、などは必ず確認し、そのうえで自社の業務手続きに合ったシステムを選定するようにしましょう。

取引先に電子請求書への対応を依頼する

取引先に電子請求書での対応をする旨を依頼しましょう。事前に連絡をすることで、取引先が電子請求書に対応できる状態にあるかを確認できるため、導入後に問題が発生することを防げます。

社内ルールや業務フローを設定する

電子請求書の発行に関する社内ルールや業務フローを設定し、円滑に手続きを進められるようにしましょう。
現在の業務フローで電子請求書発行時や送付時に問題がないかも確認します。例えば、請求書を送る前に社内担当者の確認・承認フローが生じるケースがありますが、システムを使う場合にその業務フローに対応できるかもチェックしておく必要があります。
対応できない場合は現行の運用でカバーする必要がありますが、かえってミスが増加する可能性があるので、必ず確認しましょう。

導入時の注意点

導入時の注意点は以下のとおりです。

改正電子帳簿保存法に対応したシステムを導入する

電子インボイスのシステムを導入する際は、改正電子帳簿保存法に対応したシステムかどうかを確認する必要があります。改正電子帳簿保存法では、電子データで行った取引は、電子データでそのまま保存する必要があるため、改正後の法律に対応したシステムを用意する必要があるのです。

*改正電子帳簿保存法について、詳しくはこちらの記事もご参照ください。

書類を改ざんできない機能があるシステムを選ぶ

導入する電子インボイスのシステムに、編集履歴の記録や認定タイムスタンプの付与など書類をあとから改ざんできない機能が備わっているかどうかを確認しましょう。

電子インボイスに適したシステムを導入しよう

本記事では電子インボイスの概要や特徴、導入時の注意点などについて解説しました。
登録事業者になるための申請は既に始まっており、インボイス制度が導入されれば請求書の発行や保存に関する規定が大きく変わります。請求書のやりとりを電子化することで得られるメリットは多くあるため、業務効率化やDX推進のなかで検討してみてはいかがでしょうか。

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公開日 2023年03月20日

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