電子取引の紙保存は廃止？今後の対応方法と保存要件を解説

2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行されたことにより、電子取引データを紙で保存することは原則できなくなりました。宥恕（ゆうじょ）措置が設けられたものの、2023年12月末までの措置となっているため、残された時間はわずかです。しかし、「具体的に何をどう対応すればよいかわからない」「書類をどうやって保存すればよいのか」と悩むケースも多いのではないでしょうか。

そこで、本記事では電子取引データの紙保存が廃止になった理由と今後の保存方法、電子取引における注意点などを解説します。

電子取引データの紙保存が廃止になった理由

電子取引データの紙保存が廃止になった理由として、財務省は次の理由を挙げています。

• 紙で出力した書類と、他者から受け取った電子データとの同一性が確保されないこと
• 税務手続の電子化を進めるうえでもデジタル化が重要であること

例えば、電子データで受け取った契約書を紙に出力して保存した場合、その保存した紙媒体の書類と電子データとが同じものだと証明することは困難です。もしも双方の契約書の内容に食い違いが生じたときに、どちらが正しいのか判断しにくくなります。そこで保存形式を限定することで、同一性を担保しやすくするという意味があるのです。

また、デジタル化を推進することは税務手続きのみならず、契約書や請求書などを取り扱う経理部門全体をデジタル化に対応させる狙いもあります。経理業務は押印や自署などデジタル化しにくいビジネス慣習が多く、特にデジタル化の必要性が求められている領域でした。電子取引データの電子保存によって、経理業務のデジタル化が促進されるでしょう。

さらにデジタル化は非対面での取引や経理業務につながるため、テレワークへの対応にも有効です。

参考

国税通則法等の改正｜財務省（PDF）

*2022年1月改正の電子帳簿保存法の内容について、詳細はこちらの記事をご覧ください。

関連記事 電子帳簿保存法とは？改正の内容や対応方法をわかりやすく解説

改正電帳法に対応した保存要件

2022年1月から改正電子帳簿保存法が施行されたため、電子取引で受け取った取引情報は原則全てそのまま電子データで保存しなければなりません。改正後の電子取引に関する規定は全ての事業者を対象とした義務規定のため、事業規模にかかわらず国内の全ての事業者が対応する必要があります。

前述したとおり、原則として宥恕期間が2023年12月31日まで設けられていますが、あくまで改正後の内容に対応するための期間です。なお、2022年12月の「令和5年度税制改正の大綱」では宥恕措置終了後も、電子データ保存ができないことについて相当の理由がある等の事業者については、電子保存の義務化が猶予されることか発表されました。ただし、あくまで「猶予」措置であるため、電子データの保存要件に沿った形式での保存を前提に、しっかりと対応していくことが望ましいでしょう。

改正電子帳簿保存法に対応した電子データの保存要件は、次のとおりです。

真実性確保の要件

該当の電子データが改ざんされていないということを示す要件です。要件を満たすためには、次のようなことを満たさなければなりません。

上記3つを満たすためには、訂正や削除が確認できるシステムや、タイムスタンプを付与できるシステムを導入する方法があります。

*タイムスタンプについて、詳細はこちらの記事をご覧ください。

関連記事 電子帳簿保存法におけるタイムスタンプとは？仕組みや利用方法を解説

可視性確保の要件

電子保存した書類を検索・表示などで確認できるようにしておく要件です。システムの使い方を説明したマニュアル文書の備え付け、取引年月日や取引金額などの主要な記録項目で電子データを検索できることなどが該当します。

また各種要件を指定してデータを検索できるシステムを導入するだけではなく、それを操作するためのパソコンとキーボードやモニターの設置、デバイスやシステムの使用方法が明記された説明書の用意が必要です。取り扱い説明書はオンライン上のものでも問題ありません。他にも税務調査があった際にデータを印刷して提示できるように、プリンターを備え付けておくことも必要です。

電子取引の注意点

改正電子帳簿保存法に対応した電子取引においては、次の注意点を押さえておきましょう。

電子取引の範囲とは

電子取引の範囲に該当するのは、次のようなケースです。

電子データとして見積書や契約書などを作成した場合は、その控えを電子的に保存する必要があります。例えばExcelで作成した書類をPDF形式で送った場合は、電子データの保存要件を満たしたうえで保存します。

一方、電子取引に該当しないケースは次のとおりです。

紙の書類をやりとりした場合の電子保存までは義務化されていないため、その場合は電子データと紙の保存、どちらでも構いません。

なお、仕訳帳や総勘定元帳、もしくは貸借対照表や損益計算書などの国税関係帳簿書類は電子データでの保存、紙での保存どちらも可能です。ただし、電子データ保存を選択した場合は「電子帳簿等保存」の要件を満たさなければなりません。

*電子取引の具体例について、詳細はこちらの記事をご覧ください。

関連記事 電子取引が活用されている具体例は？実例を合わせて解説

FAXで提出・受領した書類への対応

FAXで提出・受領した書類も電子取引に該当しますが、手元で受け取った際の出力方法によって保存方法が変わります。紙で出力して受領した場合は、紙の書類を受け取ったことになるため電子保存は必須ではないですが、受領したデータを外部機器に電子データとして出力した場合は電子保存の必要があります。

検索要件を満たすにはExcelでもよいか

電子データの検索要件を満たすために、Excelに代表される表計算ソフトを使用しても問題はありません。必要な項目で一覧表を作成すれば、検索要件を満たせるためです。ただし、電子ファイルの数が増えると検索しにくくなる可能性があります。また、一覧表内のデータの量が多くなれば、外出先からモバイル端末で確認・閲覧がしにくいといった問題点があります。そのため、検索性に優れたシステムの導入も選択肢に含めておきましょう。

なお、規則的なファイル名をつけることで検索要件を満たす方法もあります。ただし、「日付・金額・取引先の順でファイル名を付けたあとに、取引月ごとのフォルダに保存する」といったように保管方法を社内で徹底しないと、電子データが見つからなくなってしまうケースがあります。またこの方法も、取引先の数や電子データの量が多い場合は、管理が難しくなる点に注意が必要です。

電子取引データの保存にはシステムの導入を

電子データは紙の書類に比べて管理しやすい点がメリットですが、例えばファイルサーバで管理する場合、保存先が複数のフォルダに分かれてしまっていると、必要なときに取り出しにくくなります。また、Excelを用いた一覧表はデータの量が増えると検索しにくくなる可能性もあります。そのような場合を想定し、電子データの管理・保管には専用システムの導入をおすすめします。

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公開日 2023年03月23日

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