経理のペーパーレス化を進めるには？進め方のポイントやメリットについて解説｜Bizコラム

経理業務では、請求書といった書類を紙で取り扱うことが多く、その管理に多くの手間と時間を要していました。しかしデジタル化の流れを受け、ペーパーレスに移行する会社が増えています。また、改正電子帳簿保存法により、電子取引情報のデータ保存が義務化されました。そのため経理業務のペーパーレス化を早期に行う必要があります。

そこで本記事では、経理業務のペーパーレス化について、進め方や必要性、メリットなどをあわせて解説します。

経理業務のペーパーレス化の必要性

経理部門で扱う書類には、請求書や納品書など多くの種類があります。これらは会社の業務遂行にあたって重要な書類であり、正確さが最も重視されます。取引先相手の書類であればなおさら、1円単位の間違いであっても信用問題になりかねません。入金漏れや宛て名ミスなども同様です。電子データであれば、コピーアンドペーストや自動転記などでミスの低減が可能ですが、紙で発行している場合、手作業が増える分ミスのリスクも高くなります。

そのため、経理業務は紙で行うのではなく、データ化することが求められています。現在では、ITテクノロジーの進歩により多くの書類を一括管理でき、スムーズに検索や保存などの業務を行うことも可能です。

また電子帳簿保存法の改正により、さまざまな保存要件が緩和されたため経理業務のペーパーレス化が進めやすくなっています。さらに同法では、2022年1月から電子取引データの電子保存が義務化されました。宥恕（ゆうじょ）措置によりまだ紙での保存も認められているとはいえ、早期にペーパーレス化を行わなければなりません。

*電子帳簿保存法について、詳細はこちらの記事をご覧ください。

関連記事電子帳簿保存法とは？改正の内容や対応方法をわかりやすく解説

ペーパーレス化によるメリット

経理業務をペーパーレス化することで、次のようなメリットがあります。

印刷コストを削減できる

印刷には用紙代やインク代がかかります。このような消耗品にかかる費用は、業種や企業によっては高額になる場合もあります。そこで、紙による受け渡しを減らすことで、印刷にかかるコストが大幅に削減できます。

紙の書類を保管するためのスペースが不要になる

紙の書類には保管場所が必要です。日々増えていく書類の置き場所の確保に困っている企業も多いでしょう。しかしペーパーレス化することで、これまで紙の書類を保存していたスペースが不要になります。保管のために確保していたスペースをミーティングルームやネット会議ブースとするなど、ほかの用途での有効活用が可能です。

作業の効率化が見込める

紙の請求書や領収書であれば、作成したのちに相手先へ郵送しなければなりません。封入れや切手を張る作業が必要であり、投函してから相手先へ届くまでのタイムロスも発生します。ペーパーレス化によって請求書等を電子化すれば、郵送にかかる手間を削減し、即座に相手に情報を届けることが可能です。また、請求書作成の際も、必須項目などを設定できるため記入漏れも心配ありません。これによって経理業務の効率化が見込めます。

必要な書類の検索が容易

紙の書類の場合、必要な書類を探すために手間がかかるケースもあるでしょう。例えば、とじるべきファイルを間違えていた場合、多くのファイルを開いて確認し、その書類を探し出さなければなりません。しかし、デジタル化することで「ファイル名」「取引年月日」などの情報をもとに、該当の書類をシステム上で瞬時に検索できます。このように、書類探しにかけていた手間や時間を削減できます。

経理のペーパーレス化を進めるためのポイント

スムーズにペーパーレス化するために、次のようなポイントに注意しましょう。

目的の明確化

なぜペーパーレス化する必要があるのか、目的を明確にしたあとでペーパーレス化を推進することで、スムーズに移行できます。目的を明確にしないと、ペーパーレス化が社内に浸透しないかもしれません。そのために、社員へのペーパーレス化の共有を図ることも重要です。

ペーパーレス化の順番を決める

次に、ペーパーレス化する順番を決めましょう。
現行の紙の書類と、これから新規でペーパーレス化する書類に分けて取り組む必要があります。

1. 既存の紙の書類はスキャンして、電子データとして活用
2. 新規の書類は、最初から電子データで運用

このように、事前にペーパーレス化の方法を分類し、そのうえで既存の紙書類のスキャンと、新規の書類を電子データで運用する業務の優先順位をつけておくといいでしょう。例えば既存の書類の検索に時間がかかっていたり、保管スペースに余裕がなかったりする場合は、既存書類への対応を優先させます。逆に、現状の経理業務をデジタル化したい場合は、電子データでの運用を優先させます。より重要度の高い業務からペーパーレス化を進めることで、スムーズな移行が実現可能です。

システムを活用する

ペーパーレス化するためには、「電子帳票システム」や「電子請求書システム」などのシステムを活用することをおすすめします。システムを活用することでスムーズな保存・管理が可能になり、業務効率化が期待できるためです。また、改正電子帳簿保存法の保存要件を満たしたシステムを選ぶことで、業務効率化と同時に改正電子帳簿保存法への対応も可能です。

*経理業務のペーパーレス化はDX促進にもつながります。経理業務のDXについては、こちらをご覧ください。

関連記事経理DXとは？進め方やメリット、注意点について解説

ペーパーレス化する際の注意点

ペーパーレス化する際には、次のような注意点も理解しておきましょう。

導入時・導入後にコストがかかる

経理業務のペーパーレス化ではクラウドシステムを利用する会社が多いですが、一般的に初期コストのほかに月額料金といったランニングコストがかかることに留意する必要があります。
ただし、ペーパーレス化は業務の効率化につながるため、人的コストや印刷コストの削減ができ、結果的に新たにかかるコストより大きなリターンが得られる可能性が高くなります。

セキュリティ対策に注意が必要

経理業務のデータをPCやオンラインで扱う以上、セキュリティ対策には注意が必要です。システム自体のセキュリティ対策はもとより、安易なデータの持ち運び、不適切なパスワードの管理などには十分に注意しなければなりません。

DXが推進されている現在、ペーパーレス化されているか否かにかかわらず、セキュリティ対策は企業において必須です。ランサムウェアのようなウイルスに対する対策やセキュアなツールの活用、社員のITリテラシーの向上施策など、セキュリティ対策は十分に行う必要があります。

社員への教育が必要となる

ペーパーレス化により、社員への教育も必要となります。個々のスキルに合わせた教育や、新たなルールの整備なども考慮しなければなりません。年齢やその人の特性によって、IT関連の得意不得意はあるでしょう。しかし、ITリテラシーの低い社員を置き去りにしてしまうと、ペーパーレス化が進みません。全社員がペーパーレス化に対応できるよう、丁寧な教育を行いましょう。

経理のペーパーレス化は早期に行おう

経理業務を紙で行うことは、ペーパーレスで行うことと比較して多くの手間と時間を要するでしょう。経理業務をペーパーレス化することで、業務効率化やコスト削減などさまざまなメリットが享受できます。スムーズなペーパーレス化を進めるためには、早い段階で検討しなければなりません。

しかし、ペーパーレス化について詳しいIT人材がいなければ、多くのコストや手間がかかってしまいます。そこで、専門性の高いパートナーとともにペーパーレス化を目指すのが良いでしょう。
インテックの「快速サーチャーGX」であれば、多種多様な書類の一元管理が可能で、必要な書類を素早く検索できるなど、業務効率化につながります。もちろん改正電子帳簿保存法にも対応しているため、保存要件も心配ありません。

スムーズにペーパーレス化できるツールとして、ぜひ一度検討されてみてはいかがでしょうか。

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快速サーチャーGX

公開日 2023年03月23日