クラウド型経費精算システム Spendia

こんなお悩みありませんか？

• 一般的な経費精算クラウドでは、独自の経費規程や日当計算ルールに対応できない
• 部署やグループ会社毎の承認プロセスルールがありシステム化が難しい
• 自社運用による法制度対応・システム改修に限界を感じている
• SaaSを導入したいが導入後の社内教育やサポートが大変そう

概要

「Spendia」は、SaaSならではの利便性や先進性を損なわずに、経費精算に関わるあらゆる業種・業態の特有要件にFITする日本企業のための次世代経費精算サービスです。

対象のお客さま

一般的な経費精算システムでは十分な対応が難しい以下のようなご要望をお持ちのお客さまに最適なシステムです。

• 仮払業務や複雑な手当計算を社内規定を変更することなく運用したい
• 経費精算だけでなく、稟議などの汎用ワークフローとしても利用したい
• グループ会社で統制された経費精算システムを構築したい
• 出来るだけお客さま自身でシステム構築や運用していきたいが、ベンダーの安心・安全な支援も欲しい

特長

サービス概要

ペーパーレスとモバイルワークを推進する、経費精算クラウドサービス

「Spendia」は、交通費、出張旅費、交際費など、経費精算に関わるすべての処理をオンライン上で完結できるクラウド型の経費精算システムです。経費精算業務の一連の流れをデジタル化することで、ペーパーレス化とモバイルワーク化の推進を実現します。企業全体のDXへの取り組みを、加速させることも期待できます。

主な機能

スマホファースト

スマートフォンの特性を有効活用し、スマートフォンのみで経費精算業務を効率的に完結させることを前提に設計・デザインされたアプリケーションのため、高いユーザーエクスペリエンスをご提供いたします。※PCブラウザでの利用も可能です。

機能①スマートログイン

スマートフォンの生体認証（顔・指紋）機能により、ログイン作業を行う手間が省け、ストレスなく「Spendia」へログインが可能です。一定期間操作が無かった際の再認証などのセキュリティ対策も施されています。

機能②領収書OCR自動入力

領収書をスマートフォンのカメラで撮影し、OCRでのデータ入力および費目の自動判定を行うことで手入力による転記ミスを軽減することができます。訪問先の移動や待ち時間などのスキマ時間などを使って精算処理を行うことで時間の有効活用にも繋がります。

機能③GPS移動距離精算

ガソリン代など移動に掛かる精算の場合、スマートフォンのGPS機能を活用することで、実際に移動した経路での距離精算が可能です。不正が生まれやすい自己申告を排除し、距離区分別の単価設定や最短距離との差異確認などもできるので、経費削減につながります。

ワークフロー＆柔軟な設定

SaaSでありながらお客様固有の経費規程・ポリシー等の要件を最大限吸収できるよう、ノンプログラミングでスピーディーにカスタマイズが可能です。都度ベンダーに依頼せずとも、ドラッグアンドドロップベースで設定変更することも可能です。

機能①伝票・ワークフロー設定

伝票種類ごとに代理承認や多段階承認、金額による承認ルートの自動設定、ルールによる自動承認、複数承認者によるAND/OR承認など、柔軟な設定が標準機能で可能です。ドラッグアンドドロップで設定できるため、お客さまで容易にメンテナンスできます。

機能②コストセンター管理

コストセンターを階層構造に設定できるため、プロジェクト・製品カテゴリなど細かなコスト管理が可能です。予算実績対比やコスト構造分析を行うことで、収益改善に貢献します。

機能③費目定義・日当設定

経費タイプ、入力項目、レイアウト、経費按分ルール、税金分離、多通貨・レート、税率適用など、費目定義を柔軟に設定することができ、お客さま固有の業務にも高く適合させることが可能です。

機能④コンプライアンス強化

経費規程や旅費規程 （金額上限設定、日当、自家用車精算条件など） に則ったポリシー設定や、伝票・明細データ単位で過去申請との二重チェックが可能です。規定違反のある申請ができないようブロックすることで、コンプライアンス強化を実現します。

入力の効率化

経費精算に関するさまざまな入力サポート機能により、精算申請にかかる時間とストレスを軽減します。また申請に関わる時間を短縮できることで、本業の業務に集中できるようになり、生産性の向上にもつながります。

機能①交通系ICカード明細スマホ取込

「Spendia」は、SuicaやPASMOといった交通系ICカードと連携しており、スマートフォンで経路や金額を読み取ることが可能なため、交通費の申請や精算を手間なく行うことができます。

機能②コーポレートカード連携

コーポレートカードなどとの連携により、利用実績を「Spendia」へ取り込むことで手入力を排除できます。これにより、申請者の精算作業効率化や申請内容の誤り抑止とともに、経理部による申請内容チェックの作業負荷を軽減できます。

機能③経路検索・定期控除機能

「駅すぱあと」との連携により、近距離移動に関する経路検索入力・金額計算や自身の定期券区間の金額控除の計算が可能です。また、定期区間分の金額が自動的に控除されるため、申請者は定期区間分を除く料金計算を、手作業で行う必要がなくなります。

標準機能、その他

機能①インボイス制度対応

インボイス制度に向けて、適格請求書（適格簡易請求書）の追加項目の対応など７機能を標準搭載しています。また、「Peppolアクセスポイントサービス」との連携により、Peppol準拠の文書仕様への対応と受信機能を含めたデジタルインボイスの取り込みを実現します。

機能②豊富な分析・管理機能

予算超過チェック、出張規程の違反チェック、承認や支払の状況把握などの管理機能や、レポート機能を標準搭載しています。スマホアプリのレポート機能では、本人または部下の費用サマリや内訳を、グラフ形式でリアルタイムに閲覧可能です。

機能③複数支払方法（手形含む）での一括精算

１枚の請求書に対して手形や振込など複数の支払い方法が必要な場合、それぞれに紐づく支払い予定日を設定し、一括精算処理が可能です。支払方法ごとに支払伝票を起票する必要がなくなるため、経理部門の作業負荷を軽減できます。

機能④源泉徴収税自動計算

個人事業主との取引などで発生する源泉徴収は、報酬区分（原稿料・講演料等）を選択し、取引金額を入力するだけで、源泉徴収税額の自動算出が可能です。税額の計算や手入力が不要になるため、入力ミスが減りチェックの負担も軽減できます。

機能⑤領収書のQRコード承認機能

領収書台紙にQRコードが印刷され、伝票データと紐付けられるようになります。経理担当者は、このQRコードを「Spendia」スマホアプリから読み取ることで、即座に承認を行うことができます。

機能⑥会計システムとの自動仕訳連携

ERP導入などで実績豊富な「自動仕訳エンジン」や、ノーコードのデータ連携ツールの活用により、ノンプログラミングで仕訳管理や会計システムへの連携（API、ファイル連携）が可能です。また、FBデータ作成も可能です。

機能⑦予約手配系サービスとの連携

「Spendia」では、様々な出張手配・管理（BTM：Business Travel Management）サービスと連携可能です。予約・実績情報をAPI連携することで出張申請～予約・手配～出張後の精算までをシームレスに行うことが可能です。

機能⑧仮払い申請・精算

海外出張等の事前出張申請と合わせた仮払金の申請や精算が可能です。精算時の仮払金との消込制御設定や差分による追加支払、返金処理にも対応しています。申請者の入力ミスが減り、経理担当の手間も軽減します。

機能⑨多言語・多通貨対応

多言語・多通貨対応、グループ共通設定・管理と個社固有設定により、グローバルかつグループでの運用管理を効率化します。

機能⑩不正検知・監査ログ

社内規定に反する経費申請を検知し、警告の表示や申請をブロックできるので、申請のチェックや差し戻しの作業が削減されます。また、申請日や申請者、申請書内の情報などがすべてデータとして記録されるので、監査への対応もスムーズに行えます。

機能⑪マスタ連携によるメンテナンス効率化

組織変更や社員の異動に伴うメンテナンスを効率化するため、人事系マスタとの連携により、組織や社員情報などを取り込むことが可能です。

インテックが提供するSpendia導入支援サービス

数多くの会計システムの導入で課題解決を実現してきたエンジニアが、「Spendia」のシステム構築サポートや定着化支援のサービスを提供し、お客様が目指す経費精算システムの構築をバックアップします。